Software kann meist viel mehr, als der Nutzer ahnt. Das gilt auch für Transport-managementsysteme (TMS). Im hektischen Speditions-Alltag hat kaum jemand die Zeit, sich mit den Potenzialen der Programme und möglichen Verbesserungen der betrieblichen Abläufe auseinanderzusetzen.

„Never change a running system”

Diese Erfahrung machte auch die auf Getränkelogistik spezialisierte TCT-Spedition mit Sitz in Altdorf bei Nürnberg. Bereits 2005 hatte man hier das TMS cs Connect von cargo support erfolgreich eingeführt und damit wichtige Bereiche des Unternehmens digitalisiert. Nach dem Motto „never change a running system“, beschränkten sich die Software-Änderungen der folgenden 15 Jahre auf einige Schnittstellen zu den IT-Systemen neuer Kunden. „Wir haben zwar mit cs CONNECT gearbeitet, waren aber hinsichtlich unserer Prozesse stehengeblieben“, erinnert sich Thomas Buchner, der bei TCT die Bereiche Logistik und IT leitet.

Erst 2020 entschied man sich für eine aktuelle Version von cs CONNECT, die in der Zwischenzeit gewaltig gewachsen war. „Wir wollten die neuen Möglichkeiten der Software nutzen, um unsere Prozesse zu automatisieren, Schnittstellen zu den ERP-Systemen unserer Kunden zu erstellen und unsere Fahrer besser einzubinden,“ berichtet Buchner, der eine deutliche Effizienzsteigerung in allen Bereichen vor Augen hatte. Es gab viele Ideen, für deren Umsetzung TCT die regelmäßige Unterstützung von cargo support benötigte. „Uns wurde klar, dass wir unsere Zusammenarbeit auf eine neue Basis stellen mussten,“ so Buchner.

Umfangreiche Partnerschaft

Vor diesem Hintergrund vereinbarte TCT mit cargo support eine umfangreiche Service-Partnerschaft mit einem festen monatlichen Kontingent an Beratungs- und Programmierstunden. „Für uns war das der rote Teppich in die Entwicklungsabteilung und ein wichtiger Schritt in die richtige Richtung. Wir stellten jedoch fest, dass dies alleine nicht ausreicht“, betont der IT-Chef und ergänzt. „Wir mussten auch bei uns Kapazitäten schaffen, um die anstehenden Projekte zu steuern und voranzutreiben“.

Gesucht wurde deshalb ein Anforderungs-Manager, der zwischen den Mitarbeitern von TCT und den Entwicklern von cargo support vermitteln kann. Die zusätzliche Stelle wurde innerhalb der schlanken IT-Abteilung angesiedelt, die damit auf drei Mitarbeiter gewachsen ist. Die Kollegen sind nicht nur für TCT, sondern auch für die übrigen 11 Firmen der Hiltl-Gruppe zuständig (siehe Hintergrund). Mit Christian Hiltl konnte die neue Position optimal besetzt werden. Der weitschichtig mit der Unternehmerfamilie verwandte Anforderungs-Manager hatte bereits mehrere Jahre als Disponent bei TCT und danach auch einige Zeit bei cargo support gearbeitet. Insgesamt brachte er 25 Jahre Berufserfahrung in der Logistik mit.

Vollautomatische Verrechnung

Zu seinen ersten Projekten als Anforderungs-Manager gehörte das Vereinfachen der internen Leistungsverrechnung mit zwei weiteren Logistik-Unternehmen der Hiltl-Gruppe, die ebenfalls mit cs CONNECT arbeiten. „Das läuft jetzt vollautomatisch und spart in der Buchhaltung täglich rund eine Stunde Zeit ein“, stellt Buchner fest. Ein weiteres Projekt widmete sich der Daten-Harmonisierung. Über die Jahre hatten sich bei den Mitarbeitern abweichende Datenfeldbelegungen eingeschlichen, so dass die Bestellnummer eines Auftrags nicht immer an der gleichen Stelle eingetragen wurde.

Hinzu kam, dass Freitextfelder auch dort verwendet wurden, wo es in cs connect längst ein eigenes Datenfeld gab. Die Information, dass man bei einer bestimmten Brauerei erst ab 7:00 Uhr laden kann, hat Einfluss auf die automatische Tourenplanung und gehört deshalb unbedingt in das dafür vorgesehene Datenfeld. In einem Freitextfeld geht diese Restriktion für den Planungsalgorithmus verloren. „Wir mussten unsere Arbeitsweise wieder standardisieren“, bringt es Buchner auf den Punkt.

Vereinfachte Kommunikation

Die Datenharmonisierung war zugleich die Voraussetzung für einen weiteren Meilenstein: Das Installieren der Fahrer-App von cargo support auf den bereits vorhandenen Telematiklösung von Astrata. „Durch die Fahrer-App hat sich die Kommunikation mit unseren Fahrern deutlich vereinfacht“, so Buchner. Die Tour-Daten werden per Knopfdruck an die 225 LKW übertragen und die Fahrer melden den jeweiligen Auftragsstatus zurück. Zusätzliche Nachrichten werden automatisch in die jeweilige Sprache übersetzt. Außerdem werden die aktuellen Positionsdaten an cs CONNECT gemeldet, so dass die Software etwaige Planabweichungen erkennen und bei drohenden Verspätungen frühzeitig Alarm schlagen kann.

„Verspätungen sind weniger schlimm, wenn wir das dem Kunden rechtzeitig mitteilen“, weiß Buchner. Die Daten über die Lieferung seien „mittlerweile wichtiger als die Ware“. So erwarten heute alle Kunden ein tägliches Feedback, ob alles ausgeliefert werden konnte. Dass sich TCT im IT-Bereich weiterentwickelt hat, merken die Kunden aber auch an der gestiegenen Flexibilität. „Wir können heute einfach viel schneller auf Sonderwünsche reagieren und unsere Software entsprechend anpassen“, erläutert Buchner, der damit vor allem das Einrichten von Schnittstellen für die automatische Datenübertragung meint.

Schulungen als Schwerpunkt

Damit die eigenen Mitarbeiter bei dieser Entwicklung mitkommen, gehören interne Schulungen zu einem Schwerpunkt von Christian Hiltl. Sämtliche Neuerungen in der Software werden in kleinen Gruppen oder in Einzelgesprächen erklärt. Außerdem wird die bisherige Arbeitsweise hinterfragt, ob cs CONNECT an manchen Stellen nicht einen einfacheren Weg zulässt.

Bei allem Fortschritt will Thomas Buchner seine Mannschaft aber nicht überfordern. „Wir machen bewusst kleine Schritte und haben noch vieles vor. Fest steht, dass cs CONNECT unsere Disponenten zukünftig noch viel stärker unterstützen wird als bisher.“

Hintergrund: TCT-Speditions GmbH

Der mittelständische Logistikdienstleister TCT mit Sitz in Altdorf bei Nürnberg hat sich auf Getränketransporte, Getränkehandling und Getränkelogistik spezialisiert. Mehr als 225 eigenen Getränkezüge und 200 Unternehmerfahrzeuge befördern täglich rund 850.000 physische Einheiten. Das inhabergeführte Familienunternehmen beschäftigt 400 Mitarbeitende, die an 14 Standorten einen Jahresumsatz von etwa 70 Mio. EUR erwirtschaften. Damit ist TCT einer der großen Getränkespediteure Deutschlands. Zu den Kunden zählen Marken wie Coca Cola, Adelholzener, Gerolsteiner, Netto, Edeka, Bitburger oder Radeberger. Um den CO2-Verbrauch des Fuhrparks zu analysieren, überwachen und optimieren ist TCT Mitglied bei GreenFreight Europe. Hierfür plant TCT ein Drittel seiner Flotte auf LNG Fahrzeuge umzustellen. Außerdem engagiert sich TCT als Gründungsmitglied bei der Vernetzungsplattform NeoCargo.

TCT gehört zur Hiltl-Gruppe, die aus 12 Firmen der Nutzfahrzeugbranche besteht und bei einem Umsatz von 150 Mio. EUR insgesamt 600 Mitarbeitende beschäftigt. Neben Logistik und Lager gehören auch der Handel mit Nutzfahrzeugen der Marken DAF und Iveco, die LKW Vermietung und das Betreiben von Werkstätten zum Tätigkeitsbereich.

Weitere Infos unter www.tct-spedition.de.