Wer schon länger mit der Digitalisierung flirtet und Prozesse umstellt, kann seinen Rechnungseingang auch gleich automatisieren. Einmal umgestellt, sparen die neuen Prozesse wertvolle Zeit und Geld.
Kernelement der elektronischen Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Format, das die automatische Verarbeitung des Dokuments ermöglicht. PDF-Dateien, Bilddokumente und eingescannte Papierrechnungen sind damit ausgeschlossen.
Welche elektronischen Rechnungsformate gibt es?
In Deutschland gibt es aktuell zwei gängige Rechnungsformate mit strukturierten Daten
- Die XRechnung basiert auf dem XML-Format und liefert alle Rechnungsinformationen in einem strukturierten Datenformat. Die XRechnung kann daher ohne Zwischenschritte oder Medienbrüche automatisch und elektronisch verarbeitet werden.
- Das ZUGFeRD-Format ist eine hybride Lösung: Sie liefert die Rechnungsinformationen einerseits als strukturierte XML-Daten und andererseits das Rechnungsbild im PDF-Format. Auch bei diesem Format können die Informationen ohne Zwischenschritte oder Medienbrüche automatisch und elektronisch verarbeitet werden.
Warum ist eine PDF Rechnung keine elektronische Rechnung?
Reine PDF-Rechnungen, Bilddateien oder eingescannte Papierrechnungen stellen laut der europäischen Vorgaben keine elektronischen Rechnungen dar. Die Informationen in diesen Dokumenten liegen nicht als strukturierte Daten vor und müssen zuerst ausgelesen werden, bevor sie in ein strukturiertes Datenformat übertragen werden.
Verfügbarkeit in cs CONNECT:
Die Funktion ist ab Version 9.33.62 verfügbar. Die Abrechnung läuft über Transaktionen und ist mit der Schnittstelle zu Tradeshift vergleichbar. Details finden Sie in der Preisliste für Schnittstellen unter dem Punkt „Schnittstelle / Rechnungsexport an Auftraggeber“ .
